26 May 2019

Política de Tratamiento de protección de datos Personales Bernal & Vargas Administración S.A.S.

Dando cumplimiento a lo preceptuado en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, que expidió el régimen general de protección de datos personales informa que: Bernal & Vargas Administración S.A.S. adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades laborales y comerciales.

Bernal & Vargas Administración S.A.S. manifiesta que garantiza los derechos de privacidad, en el tratamiento de datos personales y se regirá por los principios de legalidad, seguridad, integridad y confidencialidad de la información.

  1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
  • Bernal & Vargas Administración S.A.S. con NIT: 901.153.479-9
  • Dirección: Calle 60 A 11 A – 14 Montería, Córdoba, Colombia.
  • Correo: servicioalcliente@travicini.com
  • Teléfonos: 311 3873239 – 318 8466625
  • MARCO LEGAL
  • Ley estatutaria 1581 de 2012
  • Decreto Reglamentario 1377 del 2013

CAPITULO 2 Ámbito y Aplicación

  • ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política, será aplicable a los datos personales registrados en las bases de datos de hojas de vida del personal, nómina del personal, clientes, proveedores y todo lo relacionado con la propiedad horizontal administrada  y tendrá las siguientes finalidades de uso:

Aspirantes:

  • Almacenar la información suministrada a través de la página web o a través de cualquier medio dispuesto para la recepción de hojas de vida.
  • Desarrollar procesos de preselección, aplicación de pruebas psicotécnicas, entrevistas y demás que se consideren necesarios para una posible vinculación laboral o de prestación de servicios por parte de Bernal & Vargas Administración S.A.S. y/o las copropiedades que administra.
  • Enviar comunicados a las direcciones física o electrónica y/o teléfonos registrados, referentes a su proceso de selección y/o publicación de nuevas vacantes.

Empleados y/o prestadores de servicio:

  • Desarrollar el proceso de vinculación laboral y/o de prestación de servicios, dar cumplimiento a la relación laboral y/o contractual existente, realizar procesos de ejecución y terminación de la relación laboral y/o de prestación de servicios con Bernal & Vargas Administración S.A.S. o las copropiedades administradas.
  • Realizar los certificados laborales solicitados por terceras personas, con relación al desarrollo del vínculo contractual sostenido con Bernal & Vargas Administración S.A.S. y/o las copropiedades que administra.
  • Enviar notificaciones para la aplicación de exámenes médico – ocupacionales.
  • Realizar los procesos de afiliación a la seguridad social propia, y su grupo familiar primario.
  • Atender procesos de auditoría interna o externa.
  • Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas en relación contractual con Bernal & Vargas Administración S.A.S. y/o terceros colaboradores, en el evento que dichas compañías requieran la información para efectos contractuales.
  • Enviar o notificar, a través cualquier medio físico y/o digital, circulares, memorandos, programación de actividades laborales, de seguridad y salud en el trabajo o de bienestar, entre otras relacionadas con el vínculo contractual existente y el desarrollo del objeto social de Bernal & Vargas Administración S.A.S.
  • Tramitar solicitudes de crédito, consultar información crediticia/financiera y realizar reporte ante las centrales de riesgos como Datacrédito, Procrédito y Cifín, para el otorgamiento de créditos, referencias y/o reporte de comportamiento y/o incumplimiento en los pagos.
  • Suministrar información de comportamiento financiero/crediticio a las entidades que los soliciten con el fin de realizar estudio de riesgos para el otorgamiento de créditos y desarrollar las gestiones administrativas y de cobranza necesarias.
  • Almacenar la información en el archivo histórico, por el término legal y reglamentario que sea requerido.
  • Cumplir con las disposiciones normativas en materia laboral y de la seguridad social.

Proveedores:

  • Ejecutar la relación contractual existente.
  • Desarrollar la gestión contable y financiera, además de funciones administrativas.
  • Contactar y contratar nuevos servicios y/o compra de productos que Bernal & Vargas Administración S.A.S., requiera para el normal desarrollo de su objeto social.
  • Enviar, ceder, suministrar, compartir y entregar sus datos personales a empresas o copropiedades, administradas por Bernal & Vargas Administración S.A.S.
  • Realizar referencias comerciales que Bernal & Vargas Administración S.A.S, considere pertinentes para el sostenimiento, expansión y/o crecimiento de la sociedad.
  • Cumplir con las disposiciones legales en materia tributaria y mercantil.

Clientes:

  • Ejecutar la relación contractual vigente.
  • Proporcionar información sobre los cambios en los servicios  ofertados por Bernal & Vargas Administración S.A.S
  • Ejecutar encuestas de satisfacción referentes a los servicios ofertados o prestados por Bernal & Vargas Administración S.A.S,  y/o terceros colaboradores.
  • Enviar a la dirección  física y/o electrónica, información de pago cuotas de administración, daños o eventualidades presentadas en los inmuebles o copropiedades administradas por  Bernal & Vargas Administración S.A.S y/o por terceras personas que actúen en nombre de la misma.
  • Compartir, en caso de ser requerido, las bases de datos, con fines estratégicos, comerciales, financieros o estadísticos, a terceros y colaboradores de Bernal & Vargas Administración S.A.S. y/o entidades administrativas del Estado que así lo requieran.
  • Suministrar certificados de gestiones administrativas, gestión cobranza propia o a través de terceros especializados y demás que sean necesarias para el cumplimiento del objeto del servicio contratado, y en general aquellas que se consideren pertinentes para el  sostenimiento  y crecimiento de la sociedad Bernal & Vargas Administración S.A.S.
  • Revisar las cámaras de vigilancia y/o grabación de voz o imagen,  a través de cualquier medio de seguridad electrónica, con el fin de verificar cualquier situación respecto al ingreso, salida y conductas del personal autorizado por  residentes  en cada uno de los inmuebles de las  copropiedades administradas por Bernal & Vargas Administración S.A.S., lo anterior incluye a  los menores de edad que ingresen a las copropiedades, por voluntad propia o en compañía de un adulto, que en todos los casos se entenderá como padre/madre y/o su tutor, representante autorizado.

Personal autorizado en copropiedades:

  • Permitir el acceso a los inmuebles de  personas que se encuentra autorizadas  por residentes o propietarios de manera indefinida de las copropiedades administradas  por Bernal & Vargas Administración S.A.S
  • Llevar control de la minuta  de acceso y seguridad, de las personas que ingresan a los inmuebles  administrados Bernal & Vargas Administración S.A.S
  • Revisar las cámaras de vigilancia y/o grabación de voz o imagen,  a través de cualquier medio de seguridad electrónica, con el fin de verificar cualquier situación respecto al ingreso, salida y conductas del personal autorizado por  residentes  en cada uno de los inmuebles de las copropiedades administradas por Bernal & Vargas Administración S.A.S. Lo anterior incluye a  los menores de edad que ingresen a las copropiedades, por voluntad propia o en compañía de un adulto, que en todos los casos se entenderá como padre/madre y/o su tutor, representante autorizado.

Visitantes:

  • Llevar un registro y control de acceso y seguridad, de las personas que ingresan a los inmuebles y/o copropiedades, administrados u operados por Bernal & Vargas Administración S.A.S, en calidad de visitantes de los residentes y/o su personal autorizado. El registro de control de acceso se realizará  a través de la empresa de vigilancia contratada.
  • Enviar a la dirección  física y/o electrónica, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación, información comercial, publicitaria o promocional sobre eventos, concursos y/o sorteos desarrollados u ofertados por Bernal & Vargas Administración S.A.S., y a los cuales se encuentren previamente suscritos, en las diferentes copropiedades sobre las cuales tiene encargada la gerencia, administración u operación, bien sea de manera directa o a través de agencias, filiales y/o terceros colaboradores.
  • Revisar las cámaras de vigilancia y/o grabación de voz o imagen,  a través de cualquier medio de seguridad electrónica, con el fin de verificar cualquier situación respecto al ingreso, salida y conductas del personal autorizado por  residentes  en cada uno de los inmuebles   de las  copropiedades administradas por Bernal & Vargas Administración S.A.S., lo anterior incluye a  los menores de edad que ingresen a las copropiedades, por voluntad propia o en compañía de un adulto, que en todos los casos se entenderá como padre/madre y/o su tutor, representante autorizado.

Control de ARL y EPS:

  • Verificar que los empleados de los contratistas de las copropiedades que sean enviados a los inmuebles, administrados por Bernal & Vargas Administración S.A.S. con el fin de desarrollar actividades o ejercer funciones indefinidas de aseo, vigilancia, jardinería, mantenimiento preventivo y/o correctivo, reparaciones locativas, entre otras, se encuentren debidamente afiliados al sistema general de seguridad social por parte de sus contratantes y cumplan con los requerimientos necesarios para el adecuado desarrollo de las actividades para las cuales fueron enviados.
  • Llevar un registro y control de acceso y seguridad, de las personas que ingresan a los inmuebles y/o copropiedades administrados por Bernal & Vargas Administración S.A.S., en calidad de empleados de los contratistas de la sociedad administradora.
  • Realizar monitoreo a través de circuitos cerrados de televisión, cámaras de vigilancia y/o grabación de voz o imagen, o a través de cualquier medio de seguridad electrónica, con el fin de llevar un control respecto al ingreso, salida y conductas de los empleados de los contratistas en cada una de las copropiedades, administrados por Bernal & Vargas Administración S.A.S.

CAPITULO 3 Principios y Deberes

  • PRINCIPIOS: TOMADOS DE LA PAGINA DEL SIC

Bernal & Vargas Administración S.A.S. realizará tratamiento, transferencia y trasmisión de datos personales teniendo en cuenta los siguientes principios:

  • Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: Por tratarse de una actividad normada, Bernal & Vargas Administración S.A.S aplicará el tratamiento de datos personales y se sujetará a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  • Principio de finalidad: El tratamiento que realice Bernal & Vargas Administración S.A.S a los datos personales obedecerá  a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual será previamente informada al Titular.
  • Principio de libertad: El tratamiento que efectúe Bernal & Vargas Administración S.A.S a los  datos personales se realizará, previo consentimiento expreso e informado al Titular.
  • Principio de veracidad o calidad: La información personal sujeta a tratamiento por parte de Bernal & Vargas Administración S.A.S debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales Bernal & Vargas Administración S.A.S garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  • Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de las bases de datos personales a cargo de Bernal & Vargas Administración S.A.S está sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los mismos, de las disposiciones de ley y la Constitución. En este sentido, su tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en ley.
  • Principio de seguridad: La información personal sujeta a tratamiento  por parte de Bernal & Vargas Administración S.A.S contará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
  • Principio de confidencialidad: Bernal & Vargas Administración S.A.S garantizará la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar manejo de datos personales cuando ello corresponda a las finalidades establecidas en la presente política.

6. DEBERES DE BERNAL & VARGAS ADMINISTRACION S.A.S. COMO RESPONSABLE Y ENCARGO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES         

Bernal & Vargas Administración S.A.S. utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas por el titular. Los deberes de Bernal & Vargas Administración S.A.S. frente al tratamiento de los datos personales son los siguientes:

  • Garantizar al titular el cumplimiento del derecho Hábeas Data
  • Solicitar y conservar la autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
  • Informar al titular sobre la finalidad de la autorización otorgada.
  • Conservar la información cumpliendo los principios de Confidencialidad, integridad, disponibilidad y seguridad.
  • Tramitar las consultas y reclamos en los términos señalados por la ley.
  • Informar al titular sobre el uso de sus datos.
  • Cumplir con los requerimientos que imparta la superintendencia de industria y comercio
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que deban tener acceso a ella.

CAPITULO 4 Tratamiento, Consulta y Reclamación

8. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁ SOMETIDO LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales de: empleados, ex empleados, proveedores, contratistas, clientes, con el cual Bernal & Vargas Administración S.A.S. haya tenido una relación, lo realizará bajo el marco legal. Los datos personales recolectados, serán usados para: Desarrollo de las actividades de Gestión Humana,  aplicación del proceso de proveedores, aplicación del proceso de gestión comercial, aplicación del proceso de facturación y gestión de cartera y Sistemas de Riesgo y seguridad laboral.

Datos sensibles:

Los datos sensibles serán protegidos de la siguiente manera: Ninguna persona puede estar obligada a proporcionar datos sensibles, tales como; origen racial o étnico, opinión política, convicción religiosa, información referente a la vida sexual o cualquier otro dato que pueda producir algún dato discriminatorio al titular de los datos.

  • Los datos sensibles solo pueden ser tratados cuando sean de interés general, autorizados por la ley.
  • Queda prohibida la creación de bases de datos que almacenen información, directa o indirecta que revelen datos sensibles, salvo que la ley lo disponga.
  • Los datos relativos a antecedentes penales, sólo pueden ser objeto de tratamiento por parte de las autoridades públicas.
  • Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

9. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTA, RECLAMOS, RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUSPENSIÓN DE DATOS

Actualización de datos:

Los titulares que consideren que la información registrada en las base de datos, deba ser corregida, actualizada, o eliminada. Deberán enviar un correo electrónico a servicioalcliente@travicini.com,  identificando los datos a corregir y acompañado de los documentos y soportes necesarios.

Reclamos

Los titulares de la información que deseen realizar un reclamo, deberán enviar un  correo a  servicioalcliente@travicini.com, identificando el titular, dando descripción del reclamo y adjuntando soportes. Una vez recibido el reclamo, tendrá un tiempo de 10 días hábiles para darle tratamiento, cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino se le informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en la que será atendido el reclamo.

Suspensión de Datos:

El titular podrá Solicitar que sean eliminados sus datos cuando considere que los mismos no están siendo tratados mediante los principios, deberes y obligaciones previstos en la normatividad vigente o cuando hayan dejado de ser necesarios.

10. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Bernal & Vargas Administración  S.A.S. será el responsable del tratamiento de los datos personales.

CAPITULO 5 Privacidad y Vigencia

11. AVISO DE PRIVACIDAD

El aviso de privacidad es el documento físico o electrónico que se pone a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales, el aviso de privacidad de Bernal & Vargas Administración  S.A.S. contendrá la siguiente información.

  • Identidad y domicilio del responsable del tratamiento
  • Finalidad y tipo de tratamiento al que serán sometidos los datos
  • Derechos del titular.

12. VIGENCIA

La presente política rige a partir del lunes 14 de Mayo de 2018.